Job Description

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Objetivo

Procesar las cuentas por pagar a los suplidores y realizar funciones propias del área de contabilidad para el Centro de Distribución, asegurando mantener la precisión, orden y calidad en los procesos establecidos.

Responsabilidades Principales

• Conocer y aplicar las leyes de Puerto Rico relacionadas al área de cuentas por pagar, incluyendo verificar que las facturas cumplan con la retención en el origen y cargos de IVU correspondientes.
• Evaluar la información provista por el suplidor y registrarla en el sistema, creando un numero secuencial ( Vendor ID ) para efectos de pago cuando se contraten sus servicios.
• Asegurar que la información de contacto del suplidor registrada en el sistema se mantenga actualizada mientras este brinde servicio a la empresa (certificados y permisos).
• Auditar las facturas para pago, siguiendo los procesos establecidos ( PO Match , prepago, reconciliación de prepago y/o facturas de servicios), asegurándose de contar con todos los documentos requeridos.
• Auditar los documentos de recibo, evidencia de servicio, contratos, cotizaciones y/o estimados.
• Analizar y responder con prontitud a las reclamaciones posteriores al pago.
• Participar del proceso de decomisación y donaciones (POE mercancía decomisada o a donar)
• Gestionar la orden de recogido de mercancía y coordinar las citas junto con el área de operaciones.
• Analizar con prontitud y exactitud los estados de cuenta.
• Emitir y someter los cheques para la aprobación y firmas requeridas.
• Analizar y/o reconciliar las cuentas contables.
• Preparar informes de auditorías de forma organizada, precisa y en el tiempo estipulado.
• Realizar entradas de jornal siguiendo el proceso establecido.
• Asistir de forma efectiva con las auditorías internas y externas.
• Brindar un servicio de excelencia al cliente interno y externo.
• Participar en los inventarios físicos de temporada.
• Promover un ambiente de trabajo positivo, transparente y de colaboración en beneficio del crecimiento del negocio.
• Cumplir con las reglas de seguridad, las políticas, procedimientos, métricas y regulaciones aplicables.
• Mantener confidencialidad de la información sensitiva manejada.
• Usar responsable y adecuadamente los equipos provistos y los recursos de la compañía.
• Cumplir e informar cualquier desviación con las normas, programas y políticas corporativas, las reglas de seguridad, requisitos operacionales, plan HACCP, Programa de Seguridad Alimentaria, Buenas Prácticas de Manufactura (BPM), Seguridad Ocupacional y documentación (GDP) definidos por Supermercados Econo, Inc., así como por leyes federales y estatales.
• Procurar el aprendizaje continuo para desempeñar sus funciones con eficiencia.
• Realizar cualquier tarea adicional asignada por su supervisor para el buen funcionamiento del Centro.

Requisitos Mínimos del Puesto

• Bachillerato en Contabilidad, Finanzas o área relacionada
• 2 años o más de experiencia en Contabilidad, Cuentas por Pagar (preferiblemente)
• Dominio intermedio de aplicaciones de Microsoft Office
• Conocimiento en sistema de Acumatica, ASC , Cuadriculado y SMS (preferiblemente)
• Dominio avanzado del español e intermedio del inglés (oral y escrito)

Condiciones Ambientales

Exposición a temperaturas variables dentro de la oficina. De entrar al almacén puede tener exposición a condiciones ambientales variables, incluyendo ruidos súbitos y prominentes, presencia de polvo en diferentes cantidades, temperaturas fluctuantes dentro del almacén (desde -20 &degree;F hasta 95 &degree;F), niveles de humedad relativa entre 40 % y 85 %, así como riesgo o exposición ocasional a sustancias tóxicas.

Destrezas Físicas

Capacidad para permanecer sentado por 8 horas o más, hacer uso de la computadora por 8 horas o más, levantar objetos pesados de hasta 30 lbs ocasionalmente, realizar movimientos repetitivos (escritura a través de teclado, girar, elevar, sujetar, empujar, caminar), y subir y bajar escaleras.

Destrezas de Comunicación

Capacidad para escuchar activamente, adaptar el mensaje según el público, y mantener una comunicación efectiva con colegas, superiores, clientes y otros grupos de interés. Así como, ser capaz de escuchar y comprender las necesidades de su equipo, los retos operacionales y las oportunidades para mejorar procesos.

Destrezas de Razonamiento

Capacidad de analizar la relación entre diferentes componentes o variables de un problema o situación para determinar su causa e identificar su solución, una alta capacidad de entender información escrita, entender y seguir instrucciones dentro de un proceso establecido, excelente organización y manejo del tiempo, dominio de las operaciones matemáticas básicas (suma, resta, multiplicación y división), habilidades para planificar, coordinar, analizar y resolver situaciones mediante el uso de la lógica y el conocimiento adquirido, comprensión y uso del lenguaje técnico, así como un alto nivel de atención al detalle y la precisión de la información.

Esta descripción tiene como objetivo proporcionar únicamente pautas básicas para cumplir con los requisitos del puesto. Las responsabilidades, conocimientos, habilidades, aptitudes y condiciones de trabajo pueden cambiar a medida que evolucionen las necesidades organizacionales.

Reconozco haber recibido y revisado esta descripción de puesto y entiendo que está sujeta a cambios.

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